12 errores garrafales cuando inicias un emprendimiento

Cuando iniciamos un negocio propio, empezamos con toda la ilusión de tener algo que es netamente nuestra idea y que todos los ingresos serán nuestros y que el esfuerzo realizado valdrá la pena porque será cumplir nuestros sueños y no el de alguien más, pues bien en este camino del emprendimiento se suelen obviar ciertos detalles tan importantes como las leyes de cada país, entendemos que muchas veces las leyes implican el desembolso de dinero que muchas veces no se llega a cubrir en los negocios pero a veces por falta de organización cuando lo primero que se debe de hacer es cubrir estos aspectos, creemos y fomentamos desde Ingunza Partners una cultura de hacer las cosas bien desde el inicio así otras empresas no lo cumplan mientras nosotros seamos fieles a nuestros principios y a lo que es justo debemos seguir cumpliendo, tener presente que si otra empresa lo hace o deja de hacer es el problema de cada uno, ustedes como emprendedores deben tener claro que todo debe ser de acuerdo a la ley para generar también una buena energía y transmitirlo tanto a nuestros clientes externos como internos.

Las obligaciones y derechos de los empresarios están contemplados en diferentes códigos de leyes que pueden variar ligeramente de país en país, pero que suelen categorizarse en cuatro grupos:

Leyes comerciales o mercantiles: son aquellas creadas específicamente con el objetivo de regular el ejercicio del comercio por parte de los distintos operadores económicos en el mercado.

Leyes tributarias o fiscales: su objetivo es el de regular el establecimiento y aplicación de los tributos (impuestos).

Leyes laborales: hacen referencia al conjunto de leyes y normas que buscan regular las actividades laborales, ya sea en lo que respecta a los derechos del trabajador, como también a sus obligaciones; y lo mismo para el empleador.

Leyes penales: pese a que existen leyes específicas para regular la actividad empresarial, toda persona, tanto natural como jurídica, sigue respondiendo frente al código penal, el cual, según Franz Von Lisz, corresponde al “conjunto de reglas jurídicas establecidas por el Estado, que asocian el crimen como hecho, a la pena como legítima consecuencia”.

No tienes que ser experto en todos estos tipos de leyes, pero si es importante que tomes conciencia de su naturaleza y estés preparado para tomar decisiones sin poner en riesgo legal a tu empresa.

Aquí les detallamos los posibles errores garrafales que podríamos cometer al emprender:

1. Crear una sociedad sin definir compromisos y responsabilidades

Sucede a menudo que un grupo de amigos o familiares deciden unir esfuerzos y capital para iniciar un negocio; pero, como están en confianza, piensan que jamás van a tener problemas con sus socios. A medida que el negocio crece y los ingresos aumentan, los problemas comienzan a surgir porque cada quien tiene una idea diferente de cómo manejar el dinero y de cómo administrar la sociedad.

Sin importar que emprendas con conocidos de toda la vida, es importante que se tomen el tiempo de elaborar los estatutos que van a regir el funcionamiento de la sociedad: ¿Quiénes son los socios que la conforman? ¿Cuál fue el aporte inicial de cada socio? ¿Cómo se tomarán las decisiones? ¿Quién asumirá como representante legal? ¿Cómo se pueden salir, expulsar o agregar socios? ¿Cuáles son los derechos y obligaciones de cada socio?, entre otros.

También, es importante que estos estatutos sean flexibles, pues puede suceder que se pase algo por alto al inicio o que el crecimiento del negocio obligue a hacer modificaciones en ellos.

Cada país permite la creación de distintos tipos de sociedades comerciales. Investiga acerca de las diferentes opciones que tienes y decide cuál es la forma jurídica adecuada para el negocio que van a crear.

Suena engorroso pensar en todas estas cosas, pero es mucho mejor hacerlo al inicio y que todo quede claro para que la sociedad no se desestabilice ante el primer obstáculo.

En Internet encuentras decenas de formatos y ejemplos de estatutos que puedes tomar como referencia, pero evita simplemente copiar y pegar porque esto podría generar inconvenientes más adelante.

2. Operar sin las licencias requeridas

Cada tipo de negocio requiere de permisos y licencias para poder ejecutar su actividad comercial.

A nivel general, todo negocio debe estar debidamente registrado frente a la organización encargada de regular el comercio en la región en la que va a operar y frente a la entidad que administra la recaudación de impuestos nacionales.

Luego, dependiendo del modelo de negocios, puede que sea necesario obtener licencias ambientales, licencias sanitarias o algún otro tipo de licencia específica.

Algunos emprendedores sienten temor de dar el paso hacia la formalización, pero, si realmente quieres ser un empresario exitoso, debes asumir todas las responsabilidades que ello conlleva.

No es tarea fácil, especialmente porque en algunos países los gobiernos establecen excesivos trámites administrativos para la creación de empresas, pero ten en cuenta que un negocio operando sin cumplir con las exigencias legales, pone en riesgo su estabilidad y su credibilidad. Además, para contratar con grandes empresas o con determinadas organizaciones, seguramente te van a exigir que estés debidamente formalizado.

3. Omitir el pago de impuestos

Los nuevos empresarios suelen enterarse de que deben pagar algún impuesto, cuando reciben una notificación o una sanción por parte de la entidad administradora de impuestos.

Es responsabilidad del empresario conocer qué tipo de impuestos están asociados a su actividad comercial y a partir de qué montos debe comenzar a asumir nuevos tributos, de lo contrario, podría recibir sanciones financieras o incluso verse obligado a cerrar temporalmente su negocio. Probablemente has visto en tu ciudad algún negocio con un sello que dice: “cerrado por evasión de impuestos.”

Otro punto importante con respecto a la tributación, es que, cuando conoces la ley, puedes aprovechar los diferentes beneficios y exenciones que se incluyen para impulsar determinados sectores de la economía o para ayudar a las pymes a crecer.

4. No llevar la información contable de manera adecuada

La legislación comercial y tributaria también obliga al empresario a llevar y presentar su información contable de acuerdo a determinados parámetros.

Cuando el empresario comienza de manera empírica, no suele estar muy familiarizado con los formatos o herramientas que el estado define para la gestión contable, por lo que lleva la información del negocio a su propia manera, lo cual no está mal para comenzar; pero, lo que busca el estado es estandarizar la forma en que se lleva la contabilidad a nivel general, por lo que tarde que temprano el empresario debe conocer y entender los diferentes estados financieros, así podrá comprender mejor el funcionamiento de su empresa y el de otras empresas con las que desee hacer negocios.

5. Aceptar trabajadores en su empresa sin un contrato formal

Creas una empresa, te comienza a ir bien y tus amigos y familiares se acercan para pedirte que les colabores con un empleo para ellos, para un hijo, para un primo o algún conocido que está sin trabajo. No ves nada de malo y aceptas darle un trabajo a esa persona en tu empresa, pero como es alguien conocido o recomendado, simplemente empieza a trabajar sin haber formalizado la relación laboral.

Todos los días se ven casos de familiares y amigos demandándose y exigiendo indemnizaciones porque, lo que inicialmente era un simple favor, terminó en conflicto entre las partes.  En el mejor de los casos, el empresario pagará una indemnización para llegar a un acuerdo con la otra parte; en el peor de los casos, tendrá que cerrar su empresa definitivamente para poder solucionarlo.

Por muy conocida que sea la persona que va a trabajar en tu empresa, asegúrate de definir puntualmente las condiciones de la relación laboral. Lo ideal es que estas condiciones queden por escrito y firmadas por ambas partes.

También, evita dejar por escrito unas condiciones, pero en la realidad someter al trabajador a unas condiciones diferentes.

A la hora de contratar, exige la documentación necesaria para tener pleno conocimiento de la condición física del trabajador, así podrás brindarle el apoyo y las herramientas necesarias para que pueda cumplir plenamente con sus labores.

No te miento cuando te digo que las relaciones laborales son de los temas más importantes y delicados para toda empresa, entonces lo mejor es ser muy cuidadosos y hacer las cosas como se debe desde el comienzo.

6. Poner en riesgo la salud y la vida de sus trabajadores

Toda empresa debe cumplir con una serie de medidas de salud ocupacional y seguridad laboral que permitan controlar y reducir los riesgos asociados a la actividad que se está ejecutando.

En caso de cualquier accidente, la empresa debe estar preparada para atenderlo y el personal debe conocer los protocolos para afrontar el suceso.

Es fundamental también que la empresa garantice que todos sus trabajadores cuenten con el servicio de salud activo.

Cualquier accidente en el que se compruebe negligencia o descuido por parte de la empresa, acarreará graves sanciones que van desde lo financiero hasta lo penal.

7. Vulnerar los derechos de sus trabajadores

Todas las personas que trabajen contigo poseen una serie de derechos contemplados en el código laboral o código del trabajo. Estos derechos están presentes en todas las fases de la relación laboral, desde la fase de reclutamiento hasta que el trabajador se va de la empresa. Si en cualquiera de estas fases vulneras alguno de sus derechos, posiblemente debas pagar indemnizaciones por las afectaciones causadas al trabajador.

Entre los casos más comunes de vulneración de los derechos de los trabajadores, podemos mencionar: jornadas laborales más largas de lo permitido por la ley, salario por debajo del mínimo legal, el no pago de horas extras, despidos injustificados, falta de accesibilidad y omisión del pago de la seguridad social integral, entre otros.

Entendemos que para muchos empresarios es duro llegar a fin de mes y poder pagar a sus trabajadores lo exigido por la ley, pero ese es justamente el reto. Una empresa que desconoce los derechos de sus trabajadores, no es sostenible ni escalable.

8. Usar software pirata

Las licencias de software pueden parecer costosas, pero resulta más costoso para tu empresa gestionar información importante con software que ha sido modificado por terceros para operar sin licencias originales.

Por una parte, el uso de software pirata está prohibido por la ley y te va a generar sanciones financieras. Y, por otra parte, el software pirata no cuenta con el soporte y garantía del software original.

Si las licencias originales te resultan costosas, lo mejor es que optes por el uso de software libre o software gratuito. Actualmente existen infinidad de alternativas de programas de gestión y software especializado que puedes usar libremente y sin costo; es cuestión de investigar y encontrar el adecuado para lo que necesitamos.

9. Vender sin facturar

Algunos emprendedores suelen vender sin facturar para evitar tener que pagar los impuestos asociados a la venta, pero esto es otro gran error.

Cuando vendes sin expedir factura, pueden sancionarte. Además, la facturación es una manera de llevar un control sobre tus ventas y poder sustentar la salud financiera del negocio; cuanto más vendes, más fácilmente puedes acceder a créditos o a oportunidades para invertir en el crecimiento de la empresa.

10. No proteger la marca o la propiedad intelectual de la empresa

La marca es uno de los mayores activos de toda empresa; sin embargo, no todos los empresarios son conscientes de ello y descuidan realizar los respectivos registros de marca, abriendo paso al riesgo de que otra persona o empresa llegue a registrar antes elementos clave de su imagen comercial.

En cuanto a la propiedad intelectual, también existen mecanismos legales para protegerla. Si posees una tecnología o un invento susceptible de ser explotado comercialmente, puedes considerar solicitar un registro de patente para ganar dinero con la producción y venta del mismo o con su licenciamiento; de lo contrario, te expones a que otra persona desarrolle un producto similar basado a tu invención y lo registre primero.

11. Firmar contratos con problemas de operatividad

Cada contrato está sujeto a una serie de regulaciones que influyen en la ejecución del mismo.

Cuando el emprendedor desea concretar rápidamente un negocio, suele pasar por alto detalles ambiguos o cuestionables de los documentos que está firmando, lo que puede traerle serias implicaciones y sanciones.

Por mucho que estemos interesados en cerrar un negocio, los contratos debemos leerlos con detalle y asegurarnos de que los parámetros y condiciones implícitas no van a generarnos conflictos o problemas durante la ejecución.

Esto es especialmente importante cuando se va a firmar un contrato con una entidad pública, pues con ellas el proceso de contratación es más riguroso y complejo.

También, es recomendable contar con asesoría legal en la elaboración del contrato y adquirir un seguro que cubra el contrato para que ambas partes tengan mayor seguridad al firmarlo.

12. No estar pendiente de los cambios en la legislación empresarial

Finalmente, hay que tener en cuenta que todo el tiempo se están creando nuevas leyes y decretos que influyen positiva o negativamente en el ejercicio de la actividad empresarial, por lo que debemos estar atentos para tomar las decisiones necesarias y adaptarnos a los cambios que se generen.

Tener presente que debes estar siempre al tanto de lo que firmas, teniendo en cuenta que tú eres el responsable como representante legal de tu compañía.

Fuente: Negocios y emprendimiento.org

¡Éxitos!

Equipo Ingunza Partners

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