Diez tips para administrar mejor el tiempo de trabajo

  1. Durante una semana, registra tu tiempo. Utiliza un calendario para llevar un registro del tiempo que inviertes en conversaciones, proyectos y actividades (de trabajo y personales). Esto te ayudará a entender cuántas cosas puedes hacer durante el día y a dónde se están yendo tus momentos más valiosos. Verás cuánto tiempo inviertes realmente en producir resultados y cuánto tiempo gastas en pensamientos, conversaciones y acciones no productivas.
  2. Agenda citas contigo mismo. Cualquier actividad o conversación que sea importante para tu éxito debería tener un tiempo asignado. Las listas de pendientes se alargan al punto de ser imposibles. Agenda citas contigo mismo y crea bloques de tiempo para pensamientos, conversaciones y acciones de alta prioridad. Agenda la hora a la que deben empezar y terminar, y ten la disciplina para vivirlas como las agendaste.
  3. Comprométete con los pensamientos, conversaciones y actividades Planea pasar, por lo menos, 50 por ciento de tu tiempo comprometido con los pensamientos, actividades y conversaciones que te den los mejores resultados.
  4. Agenda tiempo para interrupciones. Planea tener un tiempo para que te interrumpan de lo que estás haciendo. Por ejemplo, puedes tomar el concepto de un profesor teniendo “horas de oficina”, porque al final, éstas son una forma diplomática de decir “interrupciones planeadas”.
  5. Dedica los primeros 30 minutos del día a planearlo. Toma los primeros 30 minutos de cada día para planearlo. No empieces el día hasta que hayas terminado la planeación de tu tiempo. El momento más importante del día es el que te das para planearlo.
  6. Decide qué resultado estás buscando. Antes de cada llamada o tarea, date cinco minutos para definir tu objetivo. Esto te ayudará a saber cómo se ve el éxito antes de empezar, y también hará que el tiempo pase más lentamente. Tómate cinco minutos después de cada llamada o actividad para decidir si obtuviste los resultados que buscabas y si no, pregúntate qué te hizo falta. ¿Cómo puedes cambiar el resultado de la siguiente llamada o actividad?
  7. Hazle saber al mundo que estás ocupado. Pon un letrero de “No molestar” en tu puerta, o un mensaje en tu correo electrónico o pon tu celular en modo avión cuando tengas que terminar las cosas.
  8. No le des tu atención a la gente de manera inmediata. Practica el hábito de no contestar el celular sólo porque está sonando y de no responder a los correos sólo porque aparecieron en tu bandeja. Desconéctate de las mensajerías instantáneas y no le des a la gente tu atención inmediata a menos que sea absolutamente necesario para tu negocio. Mejor agenda un tiempo para responder correos y regresar llamadas.
  9. Bloquea el resto de las distracciones. Bloquea las redes sociales que suelen consumir tu tiempo y atención.
  10. Ten objetivos realistas. Recuerda que es imposible hacerlo todo, y que las probabilidades de que 20 por ciento de tus pensamientos, conversaciones y actividades produzcan 80 por ciento de tus resultados, son altas.

Con estos tips se convertirán en unos maestros de la productividad.

Un abrazo de partners.

Equipo Ingunza Partners

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